Hay un momento en la vida de cualquier profesional en el que la bibliografía se convierte en un problema. Empieza de forma inocente: una carpeta con PDFs, un documento de texto con referencias, algún marcador en el navegador. Con el tiempo, aquello crece hasta hacerse inmanejable.
La alternativa más extendida ha sido durante años Mendeley, adquirida por Elsevier en 2013. El problema con este tipo de soluciones no es solo el coste: las condiciones cambian sin que el usuario tenga voz. En 2022, Mendeley eliminó el cifrado local de su base de datos. El almacenamiento gratuito se ha reducido. Las decisiones las toma Elsevier, no tú. EndNote requiere licencia de pago; RefWorks, suscripción institucional — cuando cambias de institución, pierdes el acceso. Con Zotero, ninguno de esos escenarios existe.
Zotero es un gestor de referencias de código abierto, gratuito y multiplataforma, mantenido por una institución académica sin ánimo de lucro. Lleva más de quince años de desarrollo. Tus datos son tuyos, se guardan en local y puedes exportarlos en formatos estándar en cualquier momento.
La unidad básica es el ítem: libro, artículo, informe, página web. Cada ítem lleva sus metadatos y, opcionalmente, el archivo adjunto. Los ítems se organizan en colecciones, con una ventaja sobre las carpetas convencionales: un mismo ítem puede pertenecer a varias colecciones sin duplicarse. Un artículo sobre prospección puede estar en Proyecto Valderas y en Bibliografía general al mismo tiempo.
Los metadatos se sincronizan gratis e ilimitados en los servidores de Zotero. Los archivos adjuntos tienen un límite de 300 MB en la cuenta gratuita; para bibliotecas grandes existe la opción de sincronizar a través de un servidor WebDAV propio. Pero eso es tema para otro día.
Integración con procesadores de texto
Aquí es donde Zotero se convierte en una herramienta de escritura real. El plugin para LibreOffice y Word permite insertar citas directamente desde la biblioteca mientras se escribe. Zotero genera la bibliografía final de forma automática en el estilo elegido — Chicago, APA, Harvard, o el estilo propio de una revista concreta.
Hay un problema que cualquiera que haya escrito un informe reconocerá: referencias citadas en el texto que no aparecen en la bibliografía, o trabajos en la bibliografía que dejaron de citarse en alguna revisión. Ocurre porque los textos cambian, se reescriben, y seguir la pista de cada cita a mano es difícil. Zotero gestiona citas y bibliografía de forma vinculada: la lista final contiene exactamente lo que está citado, siempre. Cambiar el estilo de citación una vez terminado el texto es cuestión de segundos.
El conector del navegador
Una extensión para Firefox y Chrome que detecta referencias en catálogos de bibliotecas, Google Scholar, JSTOR, Dialnet o ResearchGate. Con un clic importa el ítem con todos sus metadatos y, si hay PDF en acceso abierto, lo descarga y adjunta directamente. Zotero está disponible en zotero.org para Linux, macOS y Windows. No requiere cuenta para funcionar: la biblioteca se guarda en local desde el primer momento. Si ya tienes referencias en Mendeley, EndNote o BibTeX, Zotero puede importarlas directamente.
Grupos y trabajo colaborativo
Zotero permite crear grupos con biblioteca compartida: todos los miembros pueden consultar y añadir referencias. Los grupos pueden ser privados o públicos, lo que permite mantener recursos abiertos para la comunidad. En arqueología esta posibilidad está poco aprovechada — un proyecto de intervención o un grupo de investigación podría construir fácilmente una biblioteca común de acceso abierto. Las herramientas están ahí.